Рекомендации по подготовке презентаций

Для проведения успешной презентации, способной завоевать внимание слушателей и произвести на них должное впечатление, необходимо в полной мере владеть темой презентации, обладать грамотной речью, а также уделить время оформлению презентации. Рекомендации к оформлению презентаций рассмотрены здесь.

В оформлении презентаций выделяют два аспекта: оформление слайдов и представление информации на них.

Оформление слайдов

Стиль:

• Соблюдайте единый стиль оформления.
• Избегайте стилей, которые будут отвлекать от самой презентации.

Фон:

• Должен быть значительный контраст между цветом подложки и текстом, графиками, рисунками, представленными на нем.
• При выборе цветовой гаммы для своей презентации, сразу определите, будете ли вы ее только показывать на экране или еще и распечатывать на бумаге, так как при распечатке лучше всего отображаются слайды со светлой подложкой и темным шрифтом.
• Не увлекайтесь яркими броскими подложками, так как они сильно поглощают внимание вашей аудитории и снижают качество восприятия информации.

Правильный выбор фонового изображения

Неправильный выбор

Использование цвета:

• На одном слайде рекомендуется использовать не более трех цветов: один для фона, один для заголовка, один для текста (не считая, картинок и фотографий). Лучшие цвета для деловых презентаций: синий, зеленый, бежевый. Белый – для подложки, черный, красный – для шрифта.
• Обратите внимание на цвет гиперссылок (до и после использования).
• Будьте осторожны в использовании светлых цветов на белом фоне, особенно зеленого. То, что хорошо выглядит у вас на мониторе, плохо выглядит при докладе, поскольку мониторы, проекторы и принтеры по-разному представляют цвета. Используйте темные, насыщенные цвета, если у вас светлый фон.
• Тени уменьшают четкость без увеличения информативности. Не используйте тени только потому, что это выглядит «более красиво».

Таблицы и графики:

• Таблицы можно показывать в презентации, если точек сравнения (ячеек) до 10. Если точек сравнения больше, лучше представить на графике или диаграмме, так как таблица будет громоздкой, и ваши слушатели вряд ли будут вчитываться в мелкие «циферки», которыми испещрено поле экрана.
• Для упрощения восприятия цифры в таблицах желательно округлять, убирая сотые и десятые доли, если это не меняет смысла информации.
• Для быстроты восприятия аудиторией также желательно располагать строчки таблицы по самой показательной колонке в порядке убывания или возрастания.
• Если все же вам нужно показать довольно большую таблицу, то в этом случае для повышения качества восприятия стоит строчки выделять цветом через одну. Тогда глаз «цепляется» за цвет и быстрее находит значение, которое соответствует нужному объекту.
• Линейный график — наилучший способ визуализации данных во временном периоде. Для качественного восприятия линий на графике их должно быть не более четырех.
• Столбчатая диаграмма — используется в случае, когда надо сравнить данные в двух плоскостях.
• Круговая диаграмма — наилучшим образом подходит для данных в процентах.
• Если требуются более объемные таблицы и диаграммы, лучше подготовить их для раздаточных материалов с помощью других программ.

Графика:

• Если есть возможность — вставляйте картинки в каждый слайд. Визуализация значительно облегчает восприятие информации.
• Рекомендуем размещать картинки левее текста: мы читаем слева направо, так что смотрим вначале на левую сторону слайда.
• Графические изображения должны сочетаться по стилю с текстом.
• Фотографии вполне могут быть полноцветными, а векторная графика (диаграммы, схемы, графики) должны соответствовать основной цветовой схеме (например, черный — обычные линии, красный — выделенные части, зеленый — примеры, синий — структура).
• Вы должны объяснять все элементы графики и каждый блок текста.

Анимационные эффекты, флеш:

• Не стоит злоупотреблять анимацией и флеш-эффектами, они не должны отвлекать внимание от содержания информации на слайде.
• Анимацию стоит использовать там, где очень важно, чтобы информация появлялась частями.
• Флеш-эффект применим в исключительных случаях, если необходимо максимально привлечь внимание аудитории.

Представление информации

Содержание информации:

• Для обеспечения разнообразия следует использовать разные виды слайдов: с текстом; с таблицами; с диаграммами.
• На первом слайде обязательно размещение темы доклада, ФИО и должности автора презентации и даты выступления, логотипа компании и/или названия компании, названия мероприятия.
• Используйте короткие слова и предложения.
• Минимизируйте количество предлогов, наречий, прилагательных.
• Заголовки должны привлекать внимание аудитории.
• Информация, которая плохо воспринимается на слух, — даты, имена, новые термины, названия, — должна быть обязательно представлена на слайдах.
• Стоит обратить особое внимание на проверку правильности написания текстов. Используйте функцию автоматической проверки орфографии.
• Завершать презентацию следует кратким резюме, содержащим ее основные положения и выводы.

Расположение информации на странице:

• Предпочтительно горизонтальное расположение информации.
• Наиболее важная информация должна помещаться в центр экрана.
• Если на слайде располагается картинка, надпись должна быть под ней.

Шрифты:

• Для заголовков — не менее 24, для информации — не менее 18. Текст меньшего размера воспринимается с трудом.
• Шрифты без засечек легче читать с большого расстояния (к примеру – Helvetica, Tahoma, Verdana и Arial).
• Не рекомендуется смешивать разные типы шрифтов в одной презентации.
• Для выделения информации следует использовать жирный шрифт, курсив или подчеркивание.
• Не рекомендуется злоупотреблять прописными буквами (они читаются хуже строчных).
• Шрифт в схемах и диаграммах должен совпадать с основным шрифтом текста.
• Размер шрифта стоит выбирать так, чтобы на слайде умещалось около 10—15 строк, не более.

Некорректный выбор шрифтов

Корректный выбор шрифтов

Способы выделения информации:

Следует использовать

• рамки, границы, заливку;
• штриховку, стрелки;
• рисунки, диаграммы, схемы для иллюстрации наиболее важных фактов.

Объем информации:

• Не стоит заполнять один слайд слишком большим объемом информации: люди могут единовременно запомнить не более трех фактов, выводов, определений. Обычно в слайде должно быть от 20 до 40 слов. Разумный максимум — 80 слов.
• Наибольшая эффективность достигается тогда, когда ключевые пункты отображаются по одному на каждом отдельном слайде.
• Оптимальная скорость переключения: один слайд за 1–2 минуты. Слушатели должны успеть воспринять информацию и со слайда, и на слух.

Еще до начала презентации стоит побеспокоиться о том, чтобы со всех мест в зале было хорошо видно все визуальное поле и где лучше вам находиться во время выступления, чтобы не закрывать его собой. Во время презентации не становитесь в луч проектора, так как буквы и картинки, проецируемые на лицо и фигуру выступающего, могут сделать его смешным.

Помните!

Презентация – это в первую очередь общение с аудиторией. Поэтому не читайте то, что написано на слайдах, а описывайте, дополняйте, рассказывайте.

По материалам http://www.pta-expo.ru/automation/event_marketing/m3/